Yapılan İşler

YILDIZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

 

Birimin Kuruluş Kanunu:

 

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yıldız Üniversitesi ile birlikte, 28.03.1983 tarihli 2809 sayılı “Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Hakkında 41 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulüne Dair Kanun” ve 07.10.1983 tarih ve 124 sayılı “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” hükümlerine dayanılarak kurulmuştur.

 

Yetki, Görev ve Sorumluluklar:

 

Yıldız Teknik Üniversitesi lisans öğrencilerinin kayıt, ders, not, askerlik, kimlik, paso vb. öğrencilik işlemleri ile mezun durumuna gelen öğrencilerin tespiti, tüm programlardan mezun olan öğrencilerin diplomalarının hazırlanması, teslimi ve ilişik kesme işlemleri merkezi olarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca yapılmaktadır. Lisansüstü öğrencilerinin tüm öğrencilik işlemleri Enstitü Müdürlüklerince, Ön lisans öğrencilerinin öğrencilik işlemleri Yüksekokul Müdürlüklerince yürütülmektedir.

 

Daire Başkanlığının Görev ve Sorumlulukları:

 

·        Kurum içi ve Kurum dışında Daire Başkanlığını temsil etmek,

 

·        Daire Başkanlığının Harcama Yetkilisi Görevini yürütmek,

 

·        Başkanlığa bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlamak ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek,

 

·        Başkanlığa bağlı birimler tarafından ilgili mevzuat uyarınca yapılması gereken işleri kontrol etmek ve Faaliyet Raporlarını istemek,

 

·        Daire Başkanlığına gelen evrakın ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak,

 

·        Akademik Takvim organizasyonunu yapmak,

 

·        Eğitim Öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,

 

·        Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanmasını sağlamak,

 

·        Başkanlığın her türlü taşınır mal işlemlerini yaptırmak,

 

·        Daire Başkanlığının Stratejik Planını, Faaliyet Raporlarını ve Brifing dosyasını hazırlatmak ve üst yönetime sunmak,

 

·        Daire Başkanlığının bütçesini hazırlatmak ve üst yönetimin onayına sunmak,

 

·        Başkanlığın kanunlaşan bütçesinin uygulanmasını sağlamak,

 

·        Başkanlığın Mali Yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yapılmasını sağlamak,

 

·        Üst Yönetim ve Genel Sekreterlik tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,

 

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Bağlı Birimlerin Yetki Görev ve Sorumlulukları

 

1.      Öğrenci ve Not İşlemleri Şube Müdürlüğü

 

1.1.1  Not İşlemleri Birimi:

 

·         Bölüm Eğitim planlarının otomasyon sistemine girilmesi ve kontrolü,

·         Fakülte Yönetim Kurullarında öğrencilerle ilgili alınan karaların otomasyon sisteminden kontrol edilmesi ve bir suretlerinin öğrenci dosyalarına kaldırılması,

·         Öğrencilerin intibak çizelgelerinin eğitim planlarına uygunluğunun ve otomasyon sistemine girişlerinin kontrolü,

·         Çift anadal öğrencilerinin durumunun takip edilmesi,

·         Sınav listelerinin dosyalanarak arşivlenmesi,

·         Mezun durumuna gelen öğrencilerin (bölüm öğretim planları ile almış oldukları dersler birebir karşılaştırarak tespiti)

·         Yüzde On’a (% 10) giren öğrencilerin tespiti,

·         Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü taleplerin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,

·         Mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili gerekli işlemlerin yapılması,

 

1.2  Askerlik, KYK, SGK ve Kayıt Silme İşlemleri Birimi:

 

·         Mezuniyet Kararlarının sisteme işlenmesi, mezun olan öğrencilerin transkript belgelerinin dosyalarına konulması,

·         Mezuniyette dereceye giren öğrencilerin tespiti,

·         Hazırlıkta başarısız olanların, kurum içi, kurumlar arası yatay geçiş ve kendi isteği gibi nedenler ile kaydı silinecek öğrencilerin tespiti ve gerekli yazışmaların yapılması,

·         Mezuniyet durumundaki öğrencilerin stajlarının kontrolü,

·         Askerlik işlemlerinin yapılması,

·         ÖSYM puanına göre yerleştirilen ilk kayıt öğrencilerinin paso işlemlerinin yapılması ve dağıtılması,

·         Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan yetim aylığı alan öğrencilerin öğrenim durumlarının takip edilmesi ve Sosyal Güvenlik Kurumu’na bildirilmesi,

·         Yatay geçişle gelen öğrencilerin evraklarının geldikleri üniversitelerden yazı ile talep edilmesi ve alındığına ilişkin yazışmaların yapılması,

·         Kredili Yurtlar Kurumu’ndan burs, öğrenim kredisi ve katkı kredisi alan öğrencilerin takibinin yapılması ve öğrenim durumlarının Kredi Yurtlar Kurumu’na bildirilmesi,

·         İzin kararlarının otomasyon sistemine işlenmesi,

·         Yeni kayıt dosyalarının kontrol edilmesi ve ek kontenjanların belirlenmesi,

·         Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü taleplerinin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi

 

2.      Yazı İşleri Şube Müdürlüğü

 

2.1  Yazı İşleri Birimi:

 

·        Üniversite içi birimler ile üniversite dışı kurum ve kuruluşlarla yazışmaların usulüne uygun yapılması,

·         Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bağlı birimler arasında evrak ve bilgi akışı açısından koordinasyonun sağlanması,

·         Daire Başkanlığı’na gelen-giden evrak akış işlemlerinin takip edilmesi  ve dağıtımlarının yapılması,

·         Eğitim-Öğretim ile ilgili Yönetmelik, Yönerge ve Esasların Senato kararlarını takip etmek ve web sayfasında güncellenmesini sağlamak,

·         Her yılın Lisans Kontenjanlarına ilişkin (ÖSYM Lisans, Özel Yetenek, Kurum içi Yatay Geçiş, Dikey Geçiş, Kurumlararası Yatay Geçiş, Merkezi Yerleştirme Puanı ile Yatay Geçiş, Çift Anadal) tabloları YÖK tarafından belirlenen kriterlere göre hazırlamak, ilgili birimlere göndermek, alınan geri bildirimlere göre kontenjanların Senatoya sunulmasını sağlamak, Senato kararının alınmasından sonra kontenjanların YÖKSİS’e ve ÖSYM datasına girilmesi.

·         Ek Yerleştirme kontenjanlarının ÖSYM’ye bildirilmesi.

·         Lisansüstü kontenjanları (Enstitülerden gelen kontenjanları birleştirerek Senatoya hazırlamak ve Senato kararı alındıktan sonra Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmesini sağlamak)

·         İlk kayıt İşlemleri organizasyonunun yapılması (Süreçler, kayıt kılavuzlarının hazırlanması, Yerleşen öğrencilerin (LYS, DGS, Mühendislik Tamamlama) YÖKSİS üzerinden takibi, BİDB ile Koordinasyonun sağlanması, Numara verilen öğrencilerin kılavuzlarla birlikte web sayfasında duyurulması)

·         Ders kayıtları organizasyonunun yapılması (Süreçler, kayıt kılavuzlarının hazırlanması Güz ve Bahar yarıyılları için bu işlemlerin yapılması, web sayfasında duyurulması)

·         Yıl içi ve final sınav süreçlerinin organizasyonunun yapılması (Süreçlerin hazırlanması, servis dersleri komisyonundan gelen takvimin düzenlenmesi ve süreçler ekinde Bölüm Başkanlıklarına gönderilmesi),

·         Eğitim öğretim yılı sonunda fakülte bazında ders başarı oranlarının sistemden çekilerek tablolaştırılıp fakültelere üst yazı ile gönderilmesi,

·         Geçiş ve Çift Anadal işlemlerine ilişkin organizasyonun yapılması yapılması (Süreçler, başvuru ve kayıt kılavuzlarının hazırlanması, öğrenciler için web sayfasında duyurulması, Fakülte Dekanlıkları ve Bölümlere kılavuzların e-posta ile gönderilmesi ve gerekli duyuruların yapılması),

·         Yaz Okulu organizasyonunun yapılması (Süreçler, kayıt kılavuzlarının hazırlanması, kılavuzların öğrenciler için web sayfasında duyurulması, Dekanlıklar ve Bölüm Başkanlıklarına gönderilmesi),

·         Kalite Yönetim Sistemi kapsamında gerekli çalışmaların organizasyonu ve takibini yapmak.(Daire Başkanlığına ait SPİK ve Faaliyet Planlarının hazırlanması, yeni form olması durumunda hazırlanması, formların revizyonu v.b.,İç Denetimlerde ve Dış denetimlerde Denetçiye eşlik etmek istenilen bilgileri denetçiye sunmak)

·         Türkiye burslusu olarak gelen öğrencilerin başarı durumlarının izlenmesi

·         Türkiye burslusu olarak gelen ve kendi imkanlarıyla öğrenim gören öğrencilerle ilgili yazışmaların yapılması,

·         Öğrenci disiplin cezalarının Üniversitemizin otomasyon sistemi ile YÖKSİS’e işlenmesi ve gerekli yazışmaların yapılması,

·         Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü taleplerin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,

·         Lisans Programından kaydı silinen öğrencilerin (Af Kanunu çıkarılması halinde) başvurularının alınması

·         Birim personeline ilişkin izin ve rapor işlemlerinin yapılması, PERSİS’e aktarılması ve takibi,

 

3.      Mezuniyet ve Diploma İşleri Şube Müdürlüğü

 

       3.1  Mezuniyet İşlemleri Birimi

 

·         Diplomaların hazırlanması ve dağıtım sürelerinin takibi,

·         Mezun öğrenci bilgilerinin kütüğe işlenmesi,

·         Diploma hazırlanırken bilgilerin eksik hatalı yazılımı veya öğrenci bilgilerinde sonradan yapılmış olan değişiklikler nedeniyle diplomalara şerh düşülmesi işleminin yapılması,

·         Diploma kaybı başvurularında mezuniyet yerine geçerli belge hazırlanması veya ikinci kez diploma düzenlenmesi,

·         Mimar ve Mühendis Odalarına mezunların bildiriminin yapılması,

·      Mezun ve ilişiği kesilen öğrencilerle ilgili kurum ve kuruluşlardan gelen yazıların incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,· (KYK,SGK'ya öğrenim durumu bildirimi, diploma teyidi, mezun bilgisi sorgulanması vs.)

·         Yatay Geçişle üniversitemizden ayrılan öğrencilere ait dosyaların ilgili üniversitelere gönderilmesi,

·         Mezun ve kaydı silik öğrencilerden gelen dilekçe taleplerinin incelenmesi ve gerekli cevapların verilmesi,

 

 

        3.2    Diploma İşlemleri Birimi – Arşiv

 

·         Hazırlanan diplomaların tesliminin yapılması,

·         Lisans, yüksek lisans, doktora mezunları için Diploma Eki hazırlanması, kontrolünün ve tesliminin yapılması,

·         Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin ilişik kesme sürecinin takip edilmesi ve onay kontrolünün yapılması,

·         Öğrenci dosyalarının arşivden çıkartılması,

·         Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na bağlı birimlerin talepleri doğrultusunda öğrenci dosyalarının arşivden çıkartılması,

·         Arşivleme işlemlerinin yapılması ve arşivin düzenlenmesi,

·         YÖKSİS Bilgi güncellenmesi talebi olan eski mezunların güncelleme işlemlerinin yapılması.

·         Diploması hazır olan öğrencilerin listesinin hazırlanarak web sayfasında öğrencilere duyurulması,

·         1997 yılı öncesi mezun öğrencilere transkript verilmesi,

·         Yeni mezun veren programların diploma eki belgesinin sistemde entegre edilmesi ile ilgili yazışmaların yapılması,

·         Diploma ve Diploma Eki Belgelerine “Aslı Gibidir” onayının yapılması.

 

4.      Planlama ve Mali İşler Şube Müdürlüğü

 

·         Öğrencilerin sayısal bilgilerine ilişkin güz ve bahar dönemleri itibariyle kapsamlı istatistiklerin hazırlanması,

·         Kurum içi ve kurum dışı paydaşların öğrenci istatistiklerine ilişkin doldurulmasını istedikleri tabloların hazırlanarak geri bildirimin yapılması,

·         Daire Başkanlığı bütçesinin hazırlanması ve kanunlaşan bütçenin uygulanması,

·         Daire Başkanlığı stratejik plan faaliyet raporlarının ve brifing dosyasının hazırlanması,

·         Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarının belirlenmesi ve satın alma işlemlerinin yapılması,

·         Başkanlığın her türlü bakım-onarım, temizlik, tabela yazım, basım ve taşıt ihtiyaçlarının belirlenmesi ve kurum içi birimler vasıtasıyla yaptırılması,

·         Başkanlığın mali yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yapılması

·         Mezun öğrencilere öğrenim belgesi (transkript) verilmesi,

·         Mezuniyete hak kazanıp diploması hazırlanma aşamasında olan öğrencilere mezun yazısı verilmesi

·         Web sayfası yönetiminin yapılması

 

5.      Harç Birimi

 

·         Mezuniyet, Kayıt Silme, Kayıt Açma Belgelerine onay verilmesi,

·         Eski dönem ve yeni dönem borç bilgilerinin verilmesi ve borç çıkartılması,

·         Ödeme yapanların ödemelerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına aktarma tablolarının yapılması,

·         İslam Kalkınma Bankası Burslularının ödemelerinin sisteme aktarılması ve Başbakanlığa bildirilmesi,

·         Sistem dışında takip edilen öğrencilerin Fakülte Yönetim Kurulu Kararlarının dosyalarına işlenmesi,

·         Yarıyıl başlarında (Güz-Bahar) Banka yazışmalarının yapılması,

·         Çeşitli nedenlerden fazla ödeme yapanların iadelerinin hazırlanması,

·         Öğrencilerin istekleri doğrultusunda ilgi makamlara yazışmalar,

·         Araştırma Görevlisi olanların burslu olarak sisteme aktarılması,

·         TR / Afgan Burslularının sisteme aktarılması, yazışma yapılması,

·         YÖGS Sınavı ile gelen öğrencilerin Burs durumlarının sisteme aktarılması,

·         Güz-Bahar yarıyılı başlarında Özel / Misafir Öğrenci olarak gelenlerin kayıtları,

·         Güz-Bahar döneminde kayıt yaptıran yüksek lisans öğrencilerinin burslarının ve dekontlarının sisteme aktarılması,

·         Kurum içi ve Kurumlar arası Yatay Geçiş ile kayıt yaptıranların burslarının ve 2. öğretim öğrencilerinin dekontlarının sisteme aktarılması,

·         Çift Lisans yapan öğrencilerin katkı paylarının sistemde düzeltilmesi,

·         Yaz Okulu ile ilgili parasal işlemlerin yapılması ve takibi, ödemelere ilişkin tabloların hazırlanması ve Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi,

·         2. öğretimde Başarı bursu hakkı kazanların burslarının sisteme aktarılması,

·         Tezsiz Yüksek Lisans dekontlarının sisteme aktarımı SGDB tablo yapılması,

·         Engelli öğrencilerin katkı / öğrenim ücretlerinin takibi,

·         Çeşitli burs gruplarında bulunan öğrencilerin burslarının kontrolü.

.